Tietosuojaseloste

Orimattilan apteekki ja Artjärven sivuapteekki 

Tanja Oksman    

Y-tunnus 1516124-5 

Erkontie 16, 16300 Orimattila 

Pajatie 1, 16200 Artjärvi (sivuapteekki) 

03 887 430 

tanja.oksman@apteekit.net 

Tietosuojavastaava Kiia Valve 

Erkontie 16, 16300 Orimattila 

03 887 430 

kiia.valve@apteekit.net 

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin palvelun järjestäminen asiakkaalle. Asiakasrekisteriä käytetään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja apteekkitoimintaa koskevan lainsäädännön mukaisesti. 

Apteekki käsittelee henkilötietoja toimittaessaan lääkkeitä tai muita hoitotarvikkeita lääkkeen määräämiseen oikeutetun henkilön määräämällä reseptillä. Lääkeostoja käsiteltäessä apteekki vähentää lääkeostojen hinnasta Kelan ja vakuutusyhtiön tai työpaikkakassan maksamia korvauksia. 

Orimattilan apteekin verkkokaupan käyttäjärekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen, yhteydenottojen hoitamiseksi, markkinointitarkoituksiin sekä muihin verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin.  

Lisäksi apteekki tuottaa sopimukseen tai asiakkaan suostumukseen perustuen asiakkaille erilaisia lääkehoitoon liittyviä palveluita. Kanta-asiakkaista keräämme kanta-asiakassopimuksen tai kanta-asiakkaan kulloinkin antaman suostumuksen rajoissa henkilötietoja, joita käytämme asiakaskokemuksen tai palvelumme parantamiseen, kanta-asiakaspostin lähetykseen sekä asiakasalennusten myöntämiseen. 

Tärkeään yleiseen etuun perustuen hoidamme muiden apteekkien kanssa lääkealan valvontaviranomaisten sekä päihdelääkärien kanssa yhdessä suunniteltua apteekkisopimusmenettelyä. 

Henkilötietojen käsittely on apteekissamme ehdottoman luottamuksellista. Henkilöstöllä on normaalin salassapitovelvollisuuden lisäksi terveydenhuollon lainsäädäntöön perustuva elinikäinen salassapitovelvollisuus henkilön lääkkeitä tai terveydentilaa koskevien tietojen osalta. 

-Lääkemääräysrekisteri 

-Asiakkuudenhallinta 

-Kelan suorakorvaus ja toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt, työpaikkakassat 

-Annosjakelu 

-Lääkehoidon arviointi 

-Apteekkisopimusrekisteri 

-Laskutuspalvelut 

-Erityismääräykset 

-Verkkokauppa- ja verkkosivut 

-Kameravalvonta 

-Varmennekorttien rekisteröintipalvelu 

Apteekin rekisterit voivat olla sekä sähköisiä tai manuaalisia tallenteita. Käytämme asiakkaan henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjen rekisterien ja käyttötarkoitusten mukaisesti. 

Rekisteri sisältää tiedot apteekista toimitetuista lääkemääräyksistä sekä tiedot sellaisista ostokerroista, joista asiakas on saanut lääkekorvauksen apteekin kautta apteekkien ja Kansaneläkelaitoksen välisen suorakorvaussopimuksen perusteella. Asiakkaan olleessa annosjakelu- ja/tai laskutusasiakas kirjataan myös laskutustiedot.  

Lääkemääräysrekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, nimi, sairausnumerot, lääkemääräystiedot, maksutiedot (maksusitoumukset, laskutusasiakkaat, runkosopimukset), suostumukset, mahdolliset apteekkisopimus-tiedot, ammattioikeutta koskevat tiedot lääkemääräyksen tekijästä, käsittelijätiedot.  

Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnalliseen Kantapalveluun. 

Asiakaspalvelun tukena käytetään farmaseuttisen neuvonnan ja lääketoimitusten tiedonhallinnan työkaluja, jossa yhdistyvät asiakkuudenhallinta sekä erilaiset farmaseuttisessa työssä tarvittavat tietokannat. Asiakkuudenhallinta käyttää hyväkseen lääkemääräysrekisterin tietokantaa ja auttaa farmaseuttia hallitsemaan muun muassa lääkeaineiden yhteisvaikutuksia. 

Lääkemääräysrekisterin sisältämien tietojen lisäksi keräämme Kanta-asiakaspalveluita varten asiakkaan osoitteen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen (internetin yhteyskäytäntöosoite), iän sekä mahdollisia muita asiakkaanantamia tietoja.  

Kanta-asiakkaaksi liittyminen vaatii sopimuksen asiakkaan ja apteekin välillä. Liittyessäsi avainasiakkaaksi sinulta kerätään seuraavia henkilötietoja: Rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Avainasiakasohjelmaan liittyvät tiedot: asiakasnumero, avainasiakasohjelman hyödyntämiseen liittyvät tiedot, tiedot koskien aiemmin ostamiasi reseptivapaita lääkkeitä sekä mieltymyksiäsi niihin liittyen, tiedot koskien antamiasi suostumuksia henkilötietojesi käsittelyyn. Kanta-asiakkaiden osalta järjestelmä näyttää aikaisemmin toimitetut lääkkeet ja ilmoittaa niiden yhteisvaikutuksista.  

Kelan Reseptikeskukseen tallennetaan reseptien toimitustiedot sekä paperi- ja puhelinreseptien tiedot. Kelalle luovutetaan Kelan tai työpaikkakassan korvaamien lääkeostojen tilitystiedot. Mikäli oston maksajana toimii jokin muu osapuoli (esim. vakuutusyhtiö, toimeentulotuki), laskutustiedot välitetään sopimuksen mukaan. 

Tarjoamme asiakkaillemme lääkehoidon arviointipalvelua, josta tehdään erillinen sopimus. 

Lääkehoidon arvioinnissa lisäkoulutuksen saanut farmaseutti varmistaa, että lääkityskokonaisuutesi on järkevä, tehokas ja turvallinen. Palveluun kuuluu kaksi tapaamista farmaseutin kanssa. Saat farmaseutin huomioista kirjallisen raportin, jonka voit näyttää lääkärillesi. 

Apteekilla on myös muita lakiin perustuvia tehtäviä, kuten Schengen-todistusten myöntäminen ja myrkyllisten kemikaalien luovuttaminen, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.  

Schengen-sopimuksessa säädetään todistuksesta, jolla   yksityishenkilön   tulee osoittaa mukanaan kuljettamiensa huumaavien   tai psykotrooppista ainetta sisältävien lääkkeiden tarpeellisuus matkustaessaan Schengen-alueella. Apteekki voi antaa todistuksen Suomessa vakituisesti asuvalle henkilölle. Tässä yhteydessä apteekki käsittelee seuraavia henkilötietoja: lääkepakkaus, lääkemääräys, matkustusasiakirja, passi tai henkilökortin tiedot. Apteekki ei tallenna tässä yhteydessä tietoja apteekin rekistereihin.  

Myrkyllisten ja erittäin myrkyllisten kemikaalien käsittelystä apteekki säilyttää seuraavat tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kemikaalin nimi ja määrä sekä käyttötarkoitustiedot.  

Apteekki voi laskuttaa asiakkaitaan erillisen laskutussopimuksen perusteella. Laskutusasiakkaiden tiedoista tallennamme seuraavat tiedot: nimi, laskutusosoite ja ostettujen tuotteiden tiedot. Reskontrajärjestelmäämme tallennamme tiedot laskutus-, maksu-, ja perintätapahtumista. 

Apteekin Internet- ja verkkokauppasivustojen käyntitiedot voidaan tallentaa järjestelmäämme evästeiden kautta. Evästeiden avulla pystymme mm. tunnistamaan laitteesi palatessasi sivulle, muistamaan mieltymyksesi ja valintasi, parantamaan käyttökokemustasi sekä kehittämään palvelua. Evästeiden käyttäminen näihin tarkoituksiin edellyttää aina asiakkaan antamaa suostumusta. Emme käytä evästeiden avulla kerättyä profilointitietoa sinua koskevan päätöksenteon perusteena. 

Suoritamme tiloissamme turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi kameravalvontaa.  Kameravalvontatiedot sisältävät tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä. Videokuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Henkilöiden puhetta emme kameravalvonnan yhteydessä tallenna. Kameravalvonnan tallenteista syntyvän rekisterin tietosisältö on asianmukaisesti suojattu ja pääsy tallenteisiin on vain sellaisilla apteekin tai palveluntarjoajan henkilöstön jäsenillä, joiden työtehtävien kannalta se on välttämätöntä. Kameravalvonta-tallenteet voidaan luovuttaa viranomaisille rikosepäilyn seurauksena sovellettavaa lainsäädäntöä noudattaen. 

Apteekki toimii Digi- ja Väestötietoviraston myöntämien varmennekorttien rekisteröintipisteenä. 

• Kansaneläkelaitoksen Kanta-palvelun tiedot 

• Kansaneläkelaitoksen suorakorvaustiedot 

• asiakkaan, omaisen tai edunvalvojan antamat tarpeelliset terveystiedot  

• työntekijän havaintoihin liittyvät asiakkaan hoitamiseen liittyvät tiedot 

• asiakkaan suostumuksella tai asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen saadut tiedot. 

Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnallisiin palveluihin. Näitä palveluita ja niiden tarjoajia ovat reseptikeskus, sairasvakuutuskorvaus ja toimeentulolaskutus sekä vakuutusyhtiöt. Järjestelmä tarkistaa Valviran ylläpitämästä sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilörekisteristä ammattioikeutta koskevia tietoja.  

Tarjoamme asiakkaillemme koneellista annosjakelua. Apteekin tarjoamaa annosjakelupalvelua käyttävä asiakas saa lääkkeensä apteekista koneellisesti pakattuna kerta-annospusseihin kahdeksi viikoksi kerrallaan. Palvelu perustuu asiakkaan ja apteekin väliseen sopimukseen. Sopimukseen perustuen apteekki siirtää annosjakeluasiakkaistaan tietoja (nimi, henkilötunnus ja lääkitystiedot) annosjakelutoimittajalleen Pharmac Oy:lle. 

Reseptinkäsittelyn yhteydessä käsittelemme henkilötietoja myös ns. Apteekkisopimusmenettelyssä. Apteekkisopimusmenettelyllä tarkoitetaan henkilön ja hänen lääkärinsä yhdessä tekemää lääkehoitosopimusta, jonka tehtävänä on auttaa päihde- tai lääkeriippuvuudesta kärsiviä potilaita vierottumaan suunnitelmallisen lääkehoidon avulla. Allekirjoittamalla apteekkisopimuksen potilas sitoutuu menettelyyn, jossa väärinkäyttöön soveltuvia lääkevalmisteita määrätään vain yhden lääkärin tai hoitopaikan toimesta ja niitä voi noutaa vain yhdestä potilaan itse valitsemasta apteekista. 

Potilaan allekirjoittaman apteekkisopimuksen perusteella sopimukseen kirjattu apteekki voi 

• tallentaa tiedot hänen apteekkisopimuksestaan asiakasrekisteriinsä,  

• välittää tietoa hänen tilanteestaan hoitavalle lääkärille sekä  

•tiedottaa hoitosopimuksen olemassaolosta muita apteekkeja tietoturvallisella tavalla 

Menettelyssä on välttämätöntä käsitellä myös muiden kuin Apteekkisopimusasiakkaiden tietoja. Päihde- ja lääkeriippuvuus on merkittävä yhteiskunnallinen ongelma, jolloin menettelyllä saavutettava tärkeä yleinen etu puoltaa menettelyn järjestämistä em. tavalla. Menettelyyn on saatu lainsäädäntöön perustuva tuki myös terveydenhuollon poliittisesta ohjauksesta ja toimeenpanosta vastaavalta Sosiaali- ja terveysministeriöltä. 

Apteekin reseptinkäsittelyjärjestelmä tarkistaa automaattisesti kaikkia ns. pkv- ja huumausainelääkkeitä sisältäviä reseptejä toimitettaessa Apteekkisopimusjärjestelmästä, onko käsiteltävän reseptin haltijalla voimassa olevaa apteekkisopimusta jossakin järjestelmässä mukana olevassa apteekissa. Mikäli henkilöllä on sopimus toisen apteekin kanssa, käsittelijä saa tästä ilmoituksen ja ohjaa henkilön hakemaan lääkkeen sopimusapteekista. Kyselyitä tai niiden tuloksia ei tallenneta apteekkiin eikä Apteekkisopimusjärjestelmään. 

Tilausliittymä on tarkoitettu hoitoyksikön ja apteekin väliseksi tilauskanavaksi. Tilausliittymän kautta hoitoyksikkö tilaa asiakkaansa lääkkeet. Tilaussopimus perustuu terveydenhuollon asiakkaan apteekille antamaan suostumukseen tai terveydenhuollon asiakkaan ja hoitoyksikön väliseen sopimukseen. Tilausliittymän kautta siirtyy apteekille seuraavat tiedot: nimi, henkilötunnus, lääkitystiedot, muut asiakkaan antamat lisätiedot.  

Apteekki voi tarjota asiakkailleen laskutuspalvelua. Laskutuspalvelun tarjoaja on Ropo Capital Oy. Palvelu perustuu sopimukseen asiakkaan kanssa. Reskontrajärjestelmiin tallennamme tiedot laskutus-, maksu- ja perintätapahtumista. Laskutuspalveluasiakkaantiedoista siirretään laskutuskumppanille seuraavat tiedot: nimi, laskutusosoite, ostettujen tuotteiden tiedot.  

Reseptitiedot ovat järjestelmässä käytettävissä 13 kuukautta.  

Apteekilla on lakisääteinen velvoite säilyttää Reseptipäiväkirja (Fimean määräys 2/2016: Lääkkeiden toimittaminen, säilytysaika 5 vuotta).  

Annosjakeluun liittyvät paperiset ja sähköiset tiedot säilytetään korkeintaan 13 kuukautta. 

Lääkehoidon arviointiin liittyvät raportit säilytetään korkeintaan 13 kuukautta. 

Asiakastiedot, jotka ovat sidottu kanta-asiakkuuteen säilytetään asiakassuhteen päättymiseen saakka, ellei asiakas ole pyytänyt toisin. Apteekki sitoutuu poistamaan henkilötiedot rekisteristä, jos asiakas purkaa avainasiakassopimuksen.  Apteekki säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi tarpeellista.  

Apteekilla on lakiin perustuva säilytysvelvollisuus apteekista   toimitetuista kemikaalien vähittäismyynnistä. Apteekki säilyttää tiedot viisi vuotta.  

Kameravalvonnan tallenteita säilytetään 30 vuorokautta, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti.  

Kaikkia rekisterissä olevia tietoja käsitellään luottamuksellisesti. 

Apteekki toteuttaa asianmukaiset   tekniset   ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen käsittelytoimintojen yhteydessä erityisesti henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta suojautumiseksi. Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja apteekin valitsemalla tietojärjestelmätoimittajalla alihankkijoineen on pääsy järjestelmään.  

Henkilöstöä ja   alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä puolesta tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa salasanaa. 

Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa. Rekisterin pitäjänä apteekin on rekisteröidyn pyytäessä ilmoitettava, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei.  Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista rekisteröidylle pyydettäessä myös sähköisessä muodossa.  

9.2 Henkilötietojen oikaiseminen ja poistaminen 

Rekisteröity voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Havaitun virheellisen tiedon voimme korjata saatuamme oikean tiedon sinulta tai muusta luotettavasta lähteestä.  

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttäessä. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten. 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tai muuttaa antamaansa suostumusta milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. 

Edellä olevaa ei sovelleta, jos päätös on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten tai perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen taikka jos päätös on hyväksytty rekisterinpitäjään sovellettavassa lainsäädännössä. 

Rekisteröidyllä on oikeus saada suostumuksensa tai rekisterinpitäjän kanssa olevan sopimuksen perusteella käsitellyt henkilötietonsa siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki tai tietosuoja@om.fi), jos apteekki ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. 

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa autamme sinua mielellämme.  Yhteydenotot pyydämme kirjallisena postitse tai sähköpostilla toimitettuna. Yhteystiedot löydät kohdasta 1. Rekisterinpitäjä.